現場測定を改訂管理された証拠にする
RFQ記録の起点として、買い手が撮影した写真、測定点番号、単位、機材識別情報、梱包方向をまとめます。版番号を付け、購買担当と仕入先が同じ証拠版を参照できる状態にします。
同梱予定品をすべて列挙し、装着したまま、取り外し、未決定のいずれかを示します。ケーブル出口、端子アクセス、ノートPC棚などの選択機能は、買い手の構成資料で確認できた場合にだけ要件へ加えます。
不明点を管理番号付きの質問に変える
欠落や矛盾は、対象図面範囲、必要な買い手判断、担当者、期限を含む質問票へ変換します。配線、インターフェース、オプション品についての推測を、暗黙のケース仕様にしてはいけません。
仕入先には証拠パックの版番号を記載し、各質問へ回答した赤入れ図面を返送してもらいます。提案差異は台帳へ登録し、見積範囲確定前に買い手が承認、修正要求、却下のいずれかを決定します。
初品受入とRFQ引継ぎを連結する
承認図面と差異台帳から初品の入荷検査マトリクスを作ります。各行に確認証拠、方法、責任者、合格条件を定め、買い手の裏付けがない項目は既存機能とせず未決事項のまま管理します。
購買へ渡すRFQは、最新版の測定パック、完了した質問票、仕入先返送図、承認済み差異、受入マトリクスを一組にします。根拠が変わった場合は版を上げ、発注前に仕入先の再確認を取得します。